Demonstração Microsoft Office 365 | As 8 ferramentas básicas para as empresas

A dirigir a Demonstração Microsoft Office 365, que decorreu no dia 29 de novembro, nas instalações da Samsys, esteve Paulo Ivas, especialista da Microsoft, que trazia a missão de esclarecer os participantes sobre as principais ferramentas do Office 365, as suas funcionalidades e esclarecer dúvidas sobre as formas de melhor tirar partido destas aplicações.

Esta iniciativa da Academia Samsys surgiu no seguimento de duas grandes preocupações da nossa empresas: os nossos clientes e os nossos parceiros.

A sessão teve vários pressupostos, designadamente a apresentação das principais ferramentas do Microsoft Office 365, seguido do exemplo de uma solução integrada com o Office, da Sage e, por fim, a apresentação de um caso de estudo de um cliente Samsys, a Go Global, que foi apresentado por Rodrigo Passos.

A apresentação do Microsoft Office 365 surgiu no desenrolar do tema da “realidade das PMEs no panorama nacional”, já que o Office 365 Business foi desenvolvido a pensar nas Pequenas e Médias Empresas. De seguida, foi feito um enquadramento entre o Windows 7, 8.1 e 10, assim como com o Office 2007, 2010 e 365.

O Windows está cada vez mais seguro, daí ser uma escolha das PMEs. Num universo de 40 mil PMEs, 12 mil já utilizam o Office 365 da Microsoft.

O que é o Microsoft Office 365?

De forma simples, podemos caracterizar o Office 365 como um serviço com uma combinação de ferramentas de produtividade, que prima pela segurança e organização, ideal para empresas e estudantes. Pode incluir aplicações de desktop, serviços online e aplicações de negócio.

O Microsoft Office 365 é muito mais do que Word, Excel ou PowerPoint. A Microsoft dispõe de planos em que estas aplicações podem ser utilizadas somente online, no plano essencial, mas no plano premium estas aplicações podem ser descarregadas para 5 dispositivos, por utilizador.

Mas o Office pressupõe muito mais funcionalidades. Passamos a explicar sucintamente as 8 ferramentas abordadas, que são básicas para facilitar o dia-a-dia de qualquer empresa:

• Exchange Online: capacidade da caixa de correio para 50 GB, o que constitui um upgrade à capacidade de armazenamento e backup, colocando os utilizadores mais à vontade para guardarem mais informação, sem preocupação de limpeza da inbox.
• Sharepoint: podemos ter uma ferramenta em que todos nós trabalhamos na mesma plataforma (sabemos quem editou, quem está a editar, dar acesso aos documentos apenas às pessoas que estão envolvidas e identificar se podem ser vistos ou editados).
• Yammer: rede social empresarial, para ser utillizada apenas entre quem se quer partilhar informação, absolutamente restrita à comunidade.
• Teams: destinada a equipas de trabalho, consolida toda a informação do Skype for Business, Sharepoint e Exchange, na medida em que se consegue reunir dentro de uma ferramenta de trabalho os emails referentes a determinado tema, conferências em skype, documentos em Sharepoint.
• OneDrive for Business: partilha de ficheiros com colegas, para trabalhar em conjunto.
• Skype for Business: para quem tem equipas comerciais espalhadas por vários mercados, esta é uma forma de economizar custos de comunicações. Além disso, permite a partilha de documentos e conferência entre várias pessoas.
• Office 365 Planner: ajuda a gerir os nossos projetos, no qual se está a desenvolver uma plataforma de vídeos.
• Stream: permite a partilha de vídeos com a equipa, em segurança.

Na realidade das empresas é importante trabalhar offline e sincronizar os dados mais tarde, de forma segura, incluindo a gestão de pessoas. Um dos pontos mais fortes desta ferramenta passa pela possibilidade que dá sobretudo às PMEs de responder aos picos de sazonalidade de contratações e que apresenta soluções de garantia de que a informação não se perde com a saída de colaboradores.

Uma das soluções apresentadas é o acesso, por parte das empresas, às informações dos últimos 90 dias, que foram trocadas por um colaborador que sai da empresa.

Microsoft Office 365 Business 

Principais vantagens desta ferramenta:

• Simplificação da gestão de IT;
• Segurança de nível empresarial end to end; 
• Mobilidade com máxima produtividade, numa solução única desenvolvida a pensar nas PMEs.

Evolução tecnológica

Paulo Ivas, enquanto especialista no setor de tecnologia explica de que forma acontecia a transição e evolução das soluções tecnológicas e como acontecem hoje.

Explicou que o que acontecia era que quando surgia uma nova versão do Office, havia um choque na forma como interagíamos com o software e na forma de trabalhar, pelo que o poder de adaptação não era o melhor e isso refletia-se na produtividade. Este facto exigiu formação e busca de informação sobre como trabalhar com o Excel e com o Word, por exemplo.

A partir do momento em que a Microsoft teve este produto enquanto serviço, estas atualizações são muito constantes e, assim sendo, não existe choque nas transições de umas versões para as outras, o que não contribui para uma disrupção digital na organização.

De 6 em 6 meses a Microsoft disponibiliza uma nova versão de alguma ferramenta dentro do Office 365.

Já a terminar a Demonstração, Paulo Ivas frisou que a Microsoft mudou o seu foco e hoje os serviços Office 365 são lançados primeiramente em dispositivos IOS e só depois em Android, já que chegaram à conclusão que as aplicações funcionam melhor em Apple. Isto deveu-se ao facto de não ser relevante para a Microsoft o tipo de dispositivo com que se estava a testar as aplicações.

Assim, Paulo Ivas alertou que não deveríamos estranhar se os dispositivos de teste começassem a ser mais recorrentemente iPhones.

Simplificação na gestão do IT

A Microsoft acredita que a gestão do login para todos os dispositivos é muito importante e foi trabalhada com maior atenção no Windows Hello, o que conduziu à implementação de várias fases de segurança nos vários dispositivos que o colaborador utilizar, na medida em que o sistema se certifica de que é a mesma pessoa que está a tentar aceder e não outra, o que torna mais segura a introdução de dados pessoais.

O Windows Hello possibilita iniciar sessão nos seus dispositivos com Windows 10, apenas com um olhar ou um toque, sem ter de digitar uma palavra-passe.

Ligado ao tema Regulamento Geral de Proteção de Dados, Paulo Ivas esclareceu que nos últimos tempos este tem sido um dos principais focos da Microsoft e aconselhou a responder a um questionário sobre este tema, para ajudar a esclarecer o que é necessário ter em linha de conta futuramente, para estar em conformidade com a lei. 

No seguimento da Demonstração, Victor Dias, colaborador da Samsys, explicou de que forma a Sage se posiciona na vanguarda, pois apresenta uma solução, integrada no Office 365, relacionada com cópias de segurança de informação na cloud, nomeadamente no OneDrive.

Para fechar a sessão, tivemos a partilha da experiência de um cliente Samsys satisfeito com as mais-valias deste programa, Rodrigo Passos, CEO da Go Global.

Caso tenha ficado com alguma dúvida ou queira solicitar uma demonstração, responda por favor ao formulário que se segue, de modo a que o possamos esclarecer!